Ingénierie des services en informatique industrielle
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Assistante de Direction

Assistante de Direction


L’assistante de direction accompagne le PDG, afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

L'utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférences, réseau social d'entreprises, ...) est impérative.

ACTIVITES PRINCIPALES

  • Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du PDG (prises de RDV, courriers, e-mails, congés…).
  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques sur la ligne professionnelle du PDG.
  • Accueillir physiquement les rendez-vous.
  • Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
  • Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du PDG (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
  • Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
  • Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
  • Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
  • Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
  • Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
  • Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
  • Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
  • Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
  • Gérer les notes de frais.
  • Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
  • Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).
  • Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
  • Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes du PDG).

ACTIVITES EVENTUELLES

  • Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations.
  • Réaliser un suivi administratif du personnel.
  • Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
  • Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients…).
  • Suivre les procédures d'appels d'offres.

DIPLOMES REQUIS

Cet emploi est accessible au JH et JF de moins de 30a avec diplôme ou niveau suivant :

  • Formation de niveau Bac +4/5 en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI
  • Master (économie, gestion, lettres, langues ou droits)
  • Diplôme d'IEP (Institut d'études politiques)
  • Diplôme d'école de commerce

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